Hướng Dẫn Ký Điện Tử File Word Bằng Token Viettel-CA

Công Ty hướng dẫn người dùng cách ký diện tử trên file word bằng token Viettel-CA. Cũng như cách khóa file Word đã ký điện tử bằng Token Viettel-CA chi tiết nhất. Sau khi xem hết bào viết này thì chắc hẳn ai cũng có thể thực hiện theo thành công. Cùng xem nhé!

Ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA hiện nay đảm bảo 100% tính pháp lý; bởi vì mỗi chữ ký số được cấp được định danh bởi 1 cá nhân/ tổ chức/ doanh nghiệp riêng biệt thay thế cho chữ ký tay (con dấu nếu là doanh nghiệp) của người thực hiện lệnh ký.

Khi có sự tranh chấp, phát sinh các khiếu nại từ văn bản đã ký thì người chủ sở hữu chữ ký số Viettel-CA đó phải chịu hoàn toàn trách nhiệm theo quy định của pháp luật. Nên người dùng có thể yên tâm khi thực hiện phương pháp này nhé!

Cách ký điện tử file word bằng chữ ký số Viettel-CA

Sau đây là 2 cách ký file word thường sử dụng nhất: Ký số hiển thị chữ ký trên file word, và ký số ẩn chữ ký trên file word. Lưu ý là trước khi ký bạn phải chắc chắn rằng chứng thư số Viettel-CA còn hạn dùng nhé!

Cách 1: Ký điện tử file Word bằng Token Viettel-CA

Bước 1: Người dùng mở file word cần ký số lên; sau đó xác định vị trí muốn hiển thị chữ ký điện tử.

Bước 2: Trên thanh công cụ bạn chọn “Insert” (1) => tiếp theo chọn “Signature Line” (2) sau đó click đúp chuột vào.

Bước 3: Điền vào lần lượt các trường thông tin sau:

(1) Suggestesd signer: Họ và Tên
(2) Suggestesd signer’s title: Số điện thoại
(3) Suggestesd signer’s e-mail address: Email
(4) Tít chọn “Show sign date in signature line”

Bước 4: sau đó nhấn “OK“

=> Mẫu chữ ký sẽ hiển thị ở ví trí đã chọn (như ình minh họa), tuy nhiên thì mẫu này chỉ hiển thị: tên, số điện thoại người ký thôi và chưa có chữ ký điện tư Viettel-CA trên file word này.

Bước 5: Tiếp theo hãy click đúp vào phần chữ ký mẫu.

Bước 6: Tải logo công ty/thương hiệu bằng cách click vào “Select Image…“

Bước 7: Chọn “From a file” chuyển đến thư mục lưu hình ảnh.

Bước 8: Chọn hình ảnh => Nhấn “select”

Bước 9: Kiểm tra xem chứng thư số Viettel-CA có đúng hay không? nếu sai thì nhấn “Change” để thay đổi => Tiếp theo nhấn “Sign” để xác nhận lệnh Ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA.

Bước 10: Nhấn “Yes” để xác nhận.

Bước 11: Nhập mã PIN Token Viettel-CA => Nhấn “Đăng nhập“

=> Chữ ký điện tử hiển thị trên file đã hiển thị thêm logo và tên doanh nghiệp.

=> Click đúp vào chữ ký để kiểm tra thông tin.

=> Thông tin doanh nghiệp, nhà cung cấp, thời hạn sử dụng, … của chứng thư số sẽ hiển thị như bên dưới.

Cách 2: Ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA

Bước 1: Bạn mở file word cần ký số điện tử Viettel-CA lên.

Bước 2: Chọn tab “File“

Bước 3: Chọn “Info” tiếp theo chọn “Protect Document”

Bước 4: Click vào dấu mũi tên, sau đó nhấn chọn “Add a digital Signature…“

Bước 5: Tại dòng “Commitment Type” click vào dấu mũi tên.

=> Nhấn chọn “Approved this document” (1)

=> Kiểm tra/ thay đổi chứng thư số Vittel-CA cần ký số nhấn “Changer…” (2)

=> Bạn Click vào “More choices”

=> Chọn chứng thư số của Viettel-CA, sau đó thì nhấn “OK“

Bước 6: Nhấn “Sign” để xác nhận lệnh ký điện tử

Bước 7: Nhập vào mã PIN => sau đó nhấn “Đăng nhập“

Bước 8: Trên màn hình sẽ có trường thông tin báo màu đỏ “Recoverable Signatures” => bạn click đúp vào chữ “View Signature“

Bước 9: Lúc này thì bên phải màn hình xuất hiện cột “Signature” cùng với tên chứng thư số Viettel-CA (tên Doanh Nghiệp)

Bước 10: Bạn click vào dấu mũi tên (1), sau đó nhấn “Signature Details” (2) để kiểm tra thông tin chứng thư số.

Bước 11: Nhấn “View…”

=> Thông tin cơ bản về chứng thư số ViettelCA cần có gồm: tên doanh nghiệp, nhà cung cấp dịch vụ Viettel-CA, ngày đăng ký và hết hạn chứng thư số.

=> Nếu muốn xóa chữ ký điện tử Viettel trên file word vừa ký số thì chọn “Remove Signature” là được.

=> Như vậy là cách ký điện tử file Word bằng chữ ký số Viettel-CA (không hiển thị chữ ký số trên file) đã thành công. Bây giờ bạn chỉ cần chuyển file cho người nhận để kiểm tra là hoàn tất rồi,

Cách khóa file Word đã ký điện tử bằng Token Viettel-CA

Khi file word đã được ký số thành công, thì người dùng cần phải “khóa bảo mật” file này để tránh bị thay đổi, chỉnh sửa file. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Người dùng nhấn vào “View Signature” kiểm tra file đã ký số điện tử hay chưa?

Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Tab “Review” => Tiếp theo chọn “Simple Markup”

=> Bên phải màn hình hiển thị cài đặt tùy chỉnh “Restrict Editing” đây chính là vị trí cấu hình khóa file word.

Bước 3: Bạn tùy chỉnh cài đặt như sau:

=> Tại mục (2) “Editing restrictions” nhấn vào biểu tượng dấu mũi tên.

=> Chọn “Filling in forms”

=> Tiếp theo ở mục số (3) nhấn chọn “Yes, Start Enforcing Protection”

Bước 4: Tiến hành tạo mật khẩu bảo mật cho file (ví dụ: 12345678, abcd@123,..) và xác nhận lại mật khẩu => Tiếp theo nhấn “OK” để hoàn tất cài đặt nhé!

=> Lúc này khi ra ngoài kiểm tra, thì tất cả các tab công cụ sẽ bị ẩn (mờ) đi, người dùng sẽ không thể tùy chỉnh được bất kỳ thao tác nào trên file này trừ khi có mật khẩu mở khóa.

=> Như vậy là ký điện tử file word bằng chữ ký số Viettel-CA đã được khóa bảo mật thành công rồi!

Tổng Kết

Vừa rồi Công Ty đã chia sẻ đến các bạn 2 cách ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA thông dụng nhất hiện nay. Chúc các bạn thao tác ký thành công nhé! Nếu cần hỗ trợ thêm về chữ ký số Viettel-CA nhanh chóng đừng ngần ngại liên hệ ngay cho Công Ty nhé!

Hỗ trợ cài đặt – sử dụng – gia hạn chữ ký số Viettel-CA